Préparer ses données avant de confier quoi que ce soit à l'IA

Avant de confier une tâche à l'IA, posez-vous une question simple : où sont les informations dont elle aura besoin ? Dans beaucoup d'entreprises, la réponse tient en une liste inquiétante : trois banques, un logiciel de facturation, un CRM à moitié tenu, des boîtes e-mail personnelles et une dizaine de fichiers Excel qui font le lien entre tout ça.

Une IA qui lit des données fausses produit des réponses fausses, avec assurance. C'est pourquoi la première couche de la méthode que j'applique s'appelle « vos données reliées ». On ne la voit pas. C'est pourtant elle qui décide de tout le reste.

Elle tient en trois chantiers : relier, nettoyer, décider qui valide.

Relier : banques, CRM, factures, e-mails

Relier veut dire deux choses. D'abord, chaque source est lue automatiquement, sans ressaisie. Ensuite, on passe de l'une à l'autre sans hésiter : ce client du CRM est bien celui de la facture, et ce virement règle bien cette facture.

Commencez par un inventaire : où vit chaque information, qui la met à jour, à quelle fréquence. Puis reliez les quatre sources qui reviennent partout.

• Les banques. Les relevés de tous les comptes, récupérés automatiquement par une connexion bancaire ou un export régulier, au même endroit.
• Les factures. Chaque facture avec son numéro, son client, son montant, son échéance et son statut, lus dans votre logiciel de facturation ou votre comptabilité.
• Le CRM. Chaque client avec un identifiant unique, le même que dans la facturation. En France, le numéro SIREN fait l'affaire.
• Les e-mails. Au moins les boîtes partagées (contact, comptabilité, service client), rattachées au bon client ou au bon dossier.

Chez Oliverlist, l'automatisation mise en place à partir de 2020 va de l'import des contacts à la facture. Elle tient parce que chaque étape lit les données de la précédente. Quand l'IA est entrée dans le produit, en mai 2023, elle s'est posée sur des données déjà reliées. Trier une réponse de prospect, ce qu'elle fait aujourd'hui en production, n'a d'intérêt que si cette réponse est rattachée au bon contact et au bon client.

Nettoyer, sans viser la perfection

Le nettoyage fait peur parce qu'on l'imagine total. Il n'a pas besoin de l'être. Nettoyez ce dont la première tâche confiée à l'IA a besoin, pas dix ans d'historique.

Cinq points à vérifier :

• Les doublons. Le même client sous trois orthographes, la même facture saisie deux fois.
• Les identifiants. Un numéro unique par client, présent dans tous les outils.
• Les champs vides. Une facture sans échéance ne peut pas être relancée.
• Les formats. Des dates, des montants et des noms écrits de la même façon partout.
• Les fichiers parallèles. Le tableau « suivi_v3_final » que trois personnes mettent à jour chacune de leur côté.

Fixez ensuite une source de vérité par type d'information. Le montant facturé vient du logiciel de facturation, pas du CRM. La trésorerie vient de la banque, pas d'un tableau tenu à la main. Quand deux sources se contredisent, chacun sait laquelle croire.

Puis empêchez le désordre de revenir : champs obligatoires à la saisie, listes déroulantes plutôt que texte libre, et un contrôle automatique qui signale chaque semaine les doublons et les trous. Sans ces garde-fous, le nettoyage est à refaire quelques mois plus tard.

Décider qui valide

Une fois les données reliées et propres, l'IA peut préparer beaucoup de choses : une relance, une réponse à un client, un rapprochement bancaire, une alerte. Reste une question souvent oubliée : qui valide ?

Pour chaque flux, écrivez trois choses.

• Un responsable. Un nom, pas un service. La relance d'impayé est validée par une personne précise, la réponse au client par une autre.
• Des seuils. Ce qui part sans validation, ce qui demande un clic, ce qui remonte à la direction. Par exemple : une première relance validée d'un clic, une relance au-delà d'un montant que vous fixez soumise au directeur financier. Aucun paiement ne part sans une personne.
• Des accès. L'outil ne voit que les données dont il a besoin, en lecture d'abord. Les comptes et abonnements restent au nom de l'entreprise. Et le RGPD s'applique ici comme ailleurs : listez les données personnelles concernées.

Ce travail paraît administratif. C'est lui qui permet de confier une tâche sans perdre le contrôle.

Commencer par un seul flux

Ne reliez pas tout d'un coup. Choisissez une tâche, puis reliez seulement ce qu'elle demande.

Prenons les relances d'impayés. Il faut les factures (montant, échéance, statut), les paiements reçus (banque) et le contact de facturation (CRM). Trois sources, un flux, un responsable. Une fois que ça tourne, la tâche suivante réutilise ce qui est déjà relié, et chaque nouvelle tâche demande moins de travail que la précédente.

Notez aussi le point de départ : combien de factures sont en retard, combien de temps prend aujourd'hui une relance. C'est le seul moyen de savoir, quelques mois plus tard, si l'effort a payé.

À retenir

• L'IA ne corrige pas des données fausses : elle les reproduit plus vite.
• Reliez d'abord : banques, factures, CRM et e-mails lus automatiquement, avec un identifiant commun par client.
• Nettoyez ensuite ce que la première tâche demande, puis empêchez le désordre de revenir.
• Décidez qui valide : un responsable, des seuils et des accès limités pour chaque flux.
• C'est la couche « vos données reliées » de la méthode : on ne la voit pas, mais tout le reste repose dessus.